Syafiq Penggemar komputer, ahlinya cetak mencetak ^^

Cara Buat Kop Surat

Cara Buat Kop Surat Word

Cara Membuat Kop Surat di Word – Siapa yang bilang kalau Microsoft Word hanya bisa dipakai untuk mengetik?

Kalau kamu sebelumnya sudah mengetahui secara lebih dalam pengertian Microsoft Word, harusnya kamu sudah tahu bahwa banyak hal terkait dokumen yang bisa kita lakukan di word.

Mengedit dokumen, membuat makalah, skripsi, mengatur ukuran kertas, hingga membuat kop surat.

Apa Itu Kop Surat?

Contoh Kop Surat Word
www.digitalprinting.co.uk

Kop surat, merupakan identitas suatu instansi atau perusahaan. Bertujuan supaya penerima surat mengetahui identitas perusahaan atau lembaga yang mengirimkan surat tersebut.

Kop surat umumnya terletak di bagian atas surat (kepala surat), mencatumkan nama instansi, perusahaan atau lembaga, alamat, nomor telepon dan lain-lain yang masih terkait dengan pengirim.

Jenis-Jenis Kop Surat

Jenis Kop Surat
pixabay.com

Secara garis besar, kop surat dibagi menjadi dua jenis, yakni kop surat resmi dan kop surat tidak resmi.

Kop surat resmi terletak di bagian atas tengah, lengkap dengan identitas + logo dari perusahaan atau instansi pengirim. Sedangkan untuk yang tidak resmi, biasanya dikirim langsung secara personal. Tidak menggunakan logo, melainkan identitas pribadi secara singkat.

Untuk kamu yang pernah melihat surat permohonan sebelumnya, kop surat tidak resmi kurang lebih tidak jauh beda dengan yang seperti itu.

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word

Cara Buat Kop Surat di Office Word
answers.microsoft.com

Membuat kop surat bisa dilakukan dengan banyak cara. Tidak sedikit orang yang bahkan menggunakan aplikasi yang berfungsi untuk kebutuhan semacam editing grafis.

Tapi kamu juga pasti sudah tahu, memakai aplikasi editing memerlukan sedikit skill khusus. Nah, ini berbeda dengan Microsoft Word.

Salah satu pengertian Microsoft Word, menjelaskan kalau seiring perkembangannya desain yang diberikan semakin mudah dipakai. Ditambahkan juga fitur-fitur baru yang belum pernah ada sebelumnya. Termasuk untuk membuat desain kop surat.

Tertarik? Ini langkah-langkahnya:

1. Tentukan Terlebih Dahulu Elemen Desainnya

Desain Kop Surat Word
www.pranataprinting.com/

Mungkin yang dibayangkan, membuat layout kop surat itu mudah. Memang sih, tapi tetap kamu harus memikirkan dan menentukan terlebih dahulu desainnya.

Tujuannya agar tepat sasaran. Apakah desain kop surat ingin dibuat untuk individu? Organisasi? Perusahaan? Dan lain-lain. Nggak mungkin kalau kita ingin mengirim surat resmi dengan desain kop surat yang terdapat elemen sosial media.

Untuk gambaran saja, berikut beberapa elemen yang bisa dimasukkan ke kop surat:

  • Logo
  • Slogan
  • Nama Pengirim (Bisa perusahaan, instansi dan sebagainya)
  • Alamat Pengirim
  • Nomor telepon (ditambah fax juga bisa)
  • Alamat website
  • Alamat email

Mau sedikit lebih lengkap lagi, bisa tambah daftar keanggotaan, alamat sosial media resmi dan lain-lain.

2. Persiapkan Bahan yang Dibutuhkan

Elemen kop surat
provokantor.com

Membuat desain kop surat, dengan kata lain kita membutuhkan bahan-bahan tambahan juga. Misalnya gambar pendukung, font pendukung dan lain-lain.

Ini perlu diingat, untuk dipersiapkan sebaik mungkin. Misalnya gunakan gambar yang tidak begitu besar resolusinya namun tidak pecah, lalu gunakan juga font yang bagus namun tetap enak dibaca.

3. Lakukan Desain Kop Surat di Word

Cara membuat kop surat di Word 2010
timeatlas.com

Kalau sudah dipersiapkan semua dengan baik, kamu bisa langsung mencoba membuat kop suratnya di Word. Untuk caranya sebenarnya mudah, menggunakan fitur bawaan yang sudah ada sebelumnya.

Langkah-langkahnya seperti ini:

  1. Buka Microsoft Word kemudian buat lembar dokumen kosong baru
  2. Kemudian klik menu View lalu pilih Print layout
  3. Di menu Insert pilih opsi Header. Di sana kamu akan menemukan beberapa layout yang bisa dipilih untuk header
  4. Kalau sudah dipilih, silakan isi kop suratnya sesuai dengan kebutuhan

Isi kop suratnya menyesuaikan data-data yang sudah kamu persiapkan sebelumnya. Jangan lupa tambahkan juga gambar logo perusahaan (kalau memang resmi).

4. Membuat Kop Bagian Bawah Surat

Footer Surat
www.timeatlas.com

Pernahkah kamu melihat sebelumnya ada beberapa surat yang memiliki kop bagian bawah? Bagian bawah tersebut lebih umum disebut footer, biasanya berisi beberapa informasi tambahan terkait surat.

Kamu juga bisa membuatnya dengan cara:

  1. Di menu Insert silakan pilih Footer. Kemudian akan muncul layout footer yang bisa kamu pilih lagi.
  2. Setelah footernya muncul, silakan isikan data-data yang dibutuhkan
  3. Sebagai informasi tambahan, untuk footer ini umumnya diisi dengan alamat pengirim

Kalau sudah, silakan double click bagian luar footer untuk kembali ke mode mengetik biasa.

5. Menyimpan Hasil Dokumen

Save hasil dokumen
www.timeatlas.com

Kalau sudah, kamu bisa langsung menyimpan hasil dokumennya. Tapi pastikan seluruh pengaturan, baik itu dari segi fontmargin (jarak) dan lain-lain sejenisnya sudah sesuai semua.

Caranya seperti ini:

  1. Klik tombol File di bagian kiri atas kemudian klik Save as
  2. Akan muncul jendela penyimpanan dokumen, silakan sesuaikan format filenya (doc/docx)
  3. Beri nama dokumen sesuai yang diinginkan
  4. Klik Save untuk menyimpan

Selain menyimpan dokumennya, kamu juga bisa mencetak langsung suratnya. Klik tombol Ctrl + P lalu klik tombol Print untuk mulai mencetak.

Unsur-Unsur yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Kop Surat

Unsur kop pada surat
logodesignteam.com

Sebagai informasi tambahan untuk melengkapi yang sebelumnya, ada beberapa poin penting yang perlu diperhatikan, yakni unsur-unsur mengenai pembuatan kop surat:

  1. Menulis kop surat harus benar-benar lengkap (terdapat logo lembaga, nama, alamat lengkap, nomor telepon, kotak surat sampai faksimili)
  2. Nama lembaganya harus ditulis dalam huruf besar atau kapital
  3. Penulisan alamat, faximili, email ataupun telepon memakai huruf besar di awal kata
  4. Kata sambung harus ditulis sesuai dengan EYD
  5. Saat menulis surat, hindari penyingkatan kata. Tulis sesuai kata tersebut.
  6. Jangan menggunakan kata P.O.BOX ketika ingin menunjukkan alamat
  7. Untuk nomor telepon, gunakan titik dua (:) untuk memisahkan antara kata dengan nomornya (misal, “telepon: 021xxxxx)

Contoh-Contoh Kop Surat

Contoh Elemen Desain Surat
davantindy.com

Untuk lebih jelas, berikut ada beberapa contoh kop surat yang bisa kamu jadikan referensi saat membuat desainnya di Microsoft Word. Untuk berbagai jenis instansi dan perusahaan.

1. Sekolah

Desain Surat Sekolah
www.ketiksurat.com

Untuk sekolah dibagi menjadi dua, yakni swasta dan negeri. Bedanya untuk negeri wajib mencantumkan juga logo dinas pendidikan, dikarenakan sekolah dibawah pengawasan pemerintah.

Untuk peletakannya, sekolah negeri logo dinas pendidikan di bagian kiri, identitas sekolahnya bagian tengah, dan logo sekolahnya di bagian kanan.

Sedangkan sekolah swasta bisa langsung taruh logonya di bagian kiri.

2. Perusahaan

Surat Perusahaan
rivorma.com

Kop surat perusahaan wajib punya format yang resmi dan juga permanen. Dengan adanya format resmi, dapat menunjukkan bahwa perusahaan memiliki ketertiban administrasi yang baik, dan juga menjadi salah satu indikator perusahaan tersebut baik atau tidak. Terutama dalam segi pengelolaan.

3. Universitas

Surat Universitas
www.ketiksurat.com

Sama seperti format kop surat sekolah, universitas juga bergantung dari statusnya, apakah berada di pengawasan pemerintah atau yayasan.

4. Profesional

Kop Surat Profesional
romadecade.org

Kop surat profesional masuk dalam kategori tidak resmi. Biasanya dipakai untuk membuat CV (Curriculum Vitae). Karena tidak resmi, baik desain dan layout bisa disesuaikan sedemikian rupa tergantung dari tujuan surat tersebut.

5. Lamaran Kerja

Tidak wajib surat lamaran kerja menyertakan kop surat. Karena rata-rata kop surat hanya dipakai untuk organisasi, perusahaan atau instansi. Namun, untuk beberapa perusahaan yang memiliki formalitas tinggi, membuat kop surat atas nama pribadi terkadang diwajibkan.

6. Surat Bisnis

Surat Bisnis
fitsmallbusiness.com

Layaknya perusahaan, kop surat pada bisnis diharapkan mampu membuat bahwa ketertiban administratif pada bisnis tersebut terlihat disiplin. Biasanya kop suratnya dibuat seformal mungkin.

7. Pengumuman

Contoh Surat Pengumuman
sinaupedia.com

 

Kebanyakan surat pengumuman memakai kop di atasnya. Dikarenakan pada surat pengumuman, biasanya tidak dikeluarkan atas nama pribadi, melainkan suatu organisasi, perusahaan secara keseluruhan.

Akhir Kata

Begitulah pembahasan tentang cara membuat kop surat di Word. Sebenarnya tidak sulit, hanya saja memang butuh kreativitas masing-masing, agar kop yang diinginkan dan ditujukan sesuai dengan target.

Tambahan untuk kamu yang masih belum paham, bisa coba tanyakan melalui komentar ya. Semoga membantu.

Syafiq Penggemar komputer, ahlinya cetak mencetak ^^

Template Jadwal Pelajaran

Syafiq
3 min read

Kalender 2020

Syafiq
5 min read

Template Sertifikat

Syafiq
4 min read

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *